TOPRAK MAHSÜLLERİ OFİSİ VARLIKLAR VE MALZEME İŞLERİ İZAHNAMESİ

   

    Yürürlük Tarihi : 01/01/2000

    Sicil No : 0003 0100 0100

    Toprak Mahsulleri Ofisi Genel Müdürlüğünden :

    GİRİŞ

    Amaç ve Kapsam

    Madde 1 - Bu izahname, TMO Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra teşkilatınca yürütülen ve ilgili birimlerce talep edilen ana ve yardımcı hizmetlerle tesislere ilişkin, tasnif kodu ve sicil numarası ile tariflenen her türlü varlık, ekipman, yedek parça, malzeme ve demirbaşın hazırlanacak Malzeme iş Programına uygun olarak alımı, imali, kodlanması, stoklanması ve ihtiyaç yerlerine dağıtılması işlemlerini kapsar.

    Tanımlar

    Madde 2 - Bu izahnamede geçen, aşağıda gösterilen kavramlar karşılarında belirtilen anlamlan taşırlar

    Varlıklar: TMO' de bulunan ve "nerde ne var" sorusuna cevap bulmak, bunların bakım, onarım, işletme, yer değişikliği ve diğer faaliyetlerini kontrol altında tutmak amacıyla, tasnif kodu ve sicil numarasıyla tariflenmiş, silolar, seyyar cihazlar sabit tesisler, arsa - arazi gibi kendi başına değer ifade eden taşınır veya taşınmaz mallardır.

    Ekipman ve Yedek Parça: Varlık olarak tarif edilen taşınır veya taşınmaz malı oluşturan bütünde yer alan, ekipman, makine, teçhizat veya yedek parçaların her birisidir.

    Malzeme: TMO' nin alım, satış ve her türlü idari ve işletme faaliyetleri için gerekli muhafaza, ambalaj, kırtasiye, büro malzemeleri, melbusat, döşeme - demirbaşlar ile benzeri yardımcı araç ve gereçlerdir.

    Tasnif Kodu: Varlık, ekipman - yedek parça, malzeme ve demirbaşı belirleyen bir sistemle oluşan numaradır.

    Sicil Numarası: Varlık, Ekipman - Yedek Parça ve Malzeme - Demirbaş kodunun yanında kullanılan, silsile takip eden, ve bunların takip ve kontrolünü sağlamak için verilen numaradır.

    Sarf Malzemesi: Kullanılınca yok olan (benzin vb.), değeri kalmayan veya azalan (kağıt, sicim, saman gibi); kullanılış süresi bir yıldan uzun olmakla birlikte değeri düşük ve kırdır cinsten olan (bardak, sigara tablası vb.) veya bir sabit değerin zaman zaman değişen aksamından olan (cam, kiremit, vb.); kullanılış süresi bir yıldan az olan (kalem, ampul vb.) ve başka bir malzemenin yapımında kullanılan ham maddelerle, kullanılış süresi, iyi kullanma, bakım ve muhafaza ile uzayan veya kullanılışının takibinde idari bakımından fayda ve zorunluluk görülen (çuval, polietilen örtülük, vb.) malzemeler sarf malzemesidir.

    Demirbaş: Birçok kez kullanılabilen, onarımla kullanma süresi uzatılabilen, yararlanma süresi genellikle bir yıldan fazla olan ve kullanılmayacak duruma geldikten sonra da az da olsa bir değer taşıyan mallardır.

    I. BÖLÜM : İHTİYAÇLARIN TESBİTİ

    İhtiyaçların Bildirilmesi

    Madde 3 - TMO' nin Merkez ve Taşra birimlerinin malzeme ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla, Teknik İşler Dairesi Başkanlığınca her yıl bir Malzeme İş Programı hazırlanır. İş Programına gerekli ödeneğin konulabilmesi için Merkez birimleriyle Bölge Müdürlükleri kendi faaliyetleriyle ilgili her türlü yedek parça ve malzeme - demirbaş ihtiyaçlarını bağlı tüm birimlerini kapsayacak şekilde bir sonraki yıl için tespit ederek 1 Temmuz'a kadar Genel Müdürlüğe bildirirler.

    Bölge ve İşletme Müdürlükleri, anılan ihtiyaçlarım Başbakanlık Tasarruf Genelgeleri de dikkate alınıp ilgili Merkez birimlerinin faaliyet konularına göre gruplayarak,

    1)Polietilen, ilaç, çuval, hububat küreği ve benzeri alım, muhafaza, mücadele, laboratuar araç gereç ve malzeme ihtiyaçlarını Alım ve Muhafaza Dairesi Başkanlığına,

    2)Her türlü bilgisayar araç gereç ve malzeme ihtiyaçlarını Araştırma Planlama ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına,

    3)Telefon, telsiz, teleks, faks ve benzeri haberleşmeyle ilgili araç - gereç ve cihaz ihtiyaçlarını İdari İşler Dairesi Başkanlığına,

    4)Yangın, koruma malzemeleri ve benzeri diğer malzemeleri Savunma Sekreterliğine,

    5) Hububat, bakliyat, un, kepek vs. satışına yönelik her türlü ambalaj malzemesi ihtiyacını İç Ticaret Dairesi Başkanlığına,

    6)Her türlü yedek parça ve tesislere yönelik işletme malzemelerini ilgisine göre Tahıl Depolama Projesi Dairesi Başkanlığı ile Haşhaş ve Alkaloid İşleri Dairesi Başkanlığına,

    7)Bunların dışında kalan, yedek parça, ekipman, döşeme, demirbaş, form, kırtasiye, melbusat, büro malzemeleriyle diğer her türlü yardımcı malzeme ihtiyaçlarını Teknik İşler Dairesi Başkanlığına

    bildirirler.

    İlgili Merkez birimleri Bölgelerden gelen kendi konularıyla ilgili malzeme isteklerini, Başbakanlık Tasarruf Genelgeleri de dikkate alınıp, her Bölgenin iş yükü ve özelliğine göre değerlendirerek bu isteklere son şeklini verir ve kendi başkanlığının malzeme, döşeme, demirbaş vs. ihtiyaçlarıyla birlikte en geç 15 Temmuz tarihine kadar ilgili Genel Müdür Yardımcısının onayıyla Teknik İşler Dairesi Başkanlığına gönderirler.

    Merkez birimleri ve Bölge Müdürlüklerince yapılacak ihtiyaç tespiti ile istek formlarının düzenlenmesinde;

    a - İsteğin cins, miktar ve özellik bakımından gerçek ihtiyacı yansıtması, b - Mükerrer taleplerin yapılmaması,

    c - Taleplerin; tasnif kodu ile tanıtıcı bütün bilgi ve belgelerle birlikte yapılması, d - Ayrı alt grup ve sınıflarda olan malzemelerin kesinlikle ayrı bildirilmesi, e - İstenilen malzemenin hangi işte ve ne amaçla kullanılacağının açıkça belirtilmesi, zorunludur.

    Yukarıdaki hususlardan özellikle tasnif kodu ve varsa üretici firma ürün tanıtım kodu belirtilmeyen talepler işleme konulmayacağından; teşkilat birimlerinin bu hususa titizlikle uymaları gerekmektedir. Ancak tasnif katoloğunda yer almayan ve istenmesi zorunlu olan malzemelerin özellikleri hakkında, gerekirse resim ve krokiyle gösterilerek ayrıntılı bilgi verilir. Bunlara Satmalına ve Stok Kontrol Şube Müdürlüğü Program ve Stok Kontrol Servisince kod verilerek işleme konulur.

    Malzeme İs Programının Hazırlanması ve Uygulanması

    Madde 4 - Teknik İşler Dairesi Başkanlığınca Bölgelerden ve Merkez birimlerinden gelen malzeme ihtiyaçtan üzerinde gerekli çalışmalar yapılarak Malzeme İş Programı Taslağı hazırlanır. Hazırlanan taslak Bütçeye gerekli ödeneğin konulmasını teminen Mali İşler Dairesi Başkanlığına gönderilir.

    Malzeme İş Programının Yönetim Kurulu tarafından onaylanmasını takiben Teknik İşler Dairesi Başkanlığınca, Yetki Devri Talimatındaki yetkilere uygun olarak Programda yer alan yedek parça ve malzeme - demirbaştan

    1) Merkez Birimleri ve Bölge/İşletme Müdürlüklerine kendi alabilecekleri malzemeler için satın alma yetkisi verilir,

    2) Stok amaçlı, fiyat ve miktar olarak yüksek değerde, mahallen bulunmayan, alımı özellik gösteren veya topluca alınmasında yarar görülenler Atölyeler Şube Müdürlüğüne sipariş edilir veya satın alınması yapılır.

    a - Bölge/İşletme Müdürlüklerinde Uygulama

    Bölge/İşletme Müdürlükleri kendilerine gelen Malzeme İş programında yer alan ve Genel Müdürlükçe Bölge/İşletme tarafından karşılanması uygun görülen malzeme ihtiyaçlarını, İhale Yönetmeliği, Yetki Devri Talimatı ile verilen yetkiler ve bu İzahnamenin satmalına ile ilgili hükümleri çerçevesinde, hazırlayacaktan bir program dahilinde yıl içinde satınalarak karşılar ve ihtiyaç yerlerine dağıtırlar.

    Bölge/İşletme Müdürlükleri tarafından karşılanması uygun görülen malzemeden, yukarıda belirtildiği gibi, mahallen bulunmayan, fiyat ve miktar açısından ekonomik olmayanlar bulunduğu takdirde, Bölge/İşletme Müdürlükleri öncelikle malzemenin bulunabileceği diğer Bölge Müdürlükleri kanalıyla bu malzemelerin karşılanması yoluna gider; bunun mümkün olmadığının anlaşılması halinde Genel Müdürlük Teknik İşler Dairesi Başkanlığına durumu bildirirler. Böyle durumlarda satınalma ya da imalat işleri Genel Müdürlük tarafından yapılır.

    Bölge/İşletme Müdürlükleri tarafından gerçekleştirilen satınalmalar, Bölgeler arası malzeme sevk ve tesellümleri ile her türlü malzeme - demirbaş, ekipman - yedek parça ve varlıklara ilişkin hareketler bilgi işlem birimlerince hazırlanmış olan programlarla izlenir. Ayrıca Bölge/İşletme Müdürlükleri, 4'er aylık devreler halinde gerçekleşen satınalma ve diğer malzeme hareketlerini Genel Müdürlük Teknik İşler Dairesi Başkanlığına bildirirler.

    b - Genel Müdürlükte Uygulama

    Talep sahibi Genel Müdürlük birimleri satın almanın yapılacağı yıl içinde; Madde 3 de sayılan malzeme satın alma taleplerini, ihale ve imalat/temin süreleri, kullanılma zamanlan ile ihtiyaç miktarlarını da dikkate alarak ve bağlı Genel Müdür Yardımcısının Oluruyla, doğrudan Genel Müdüre bağlı birimler Genel Müdürün Oluruyla; Madde 3 de sayılan işler dışındaki kırtasiye ve sarf malzemeleri ihtiyaçlarını ise 4'er aylık devreleri kapsayacak şekilde birim yetkilisinin imzasıyla satın alınmak veya imal edilmek üzere Teknik İşler Dairesi Başkanlığına gönderirler

    Talep sahibi birimler taleplerini, tasarruf genelgelerine uygun olarak yapmak zorundadırlar.

    Bu şekilde Teknik İşler Dairesi Başkanlığına intikal eden istekler Satmalına ve Stok Kontrol Şube Müdürlüğünce incelenerek öncelikle stoklardan karşılanması yoluna gidilir. Stoktan karşılanmada Bölge Müdürlükleri stoklan da dikkate alınır.

    Stoktan karşılanamayan isteklerin satınalınması veya imali yoluna gidilir. Satınalma veya imal işlerinde bu İzahnamenin ü. Bölüm' ünde yer alan hükümler uygulanır.

    Teknik İşler Dairesi Başkanlığı tarafından satınalınması ya da imali istenen malzeme isteklerinde talep sahibi merkez birimleri tarafından gerekli her türlü teknik şartname, resim, kroki, katalog ve benzeri bilgi ve belgelerin eklenmesi zorunludur. Bu bilgi ve belgelerin bildirilmediği talepler işleme konulmaz.

    Malzeme İş Programının hazırlanmasında, bu İzahnamenin 3. maddesi gereği kendi faaliyetleriyle ilgili konularda teşkilatın ihtiyacını koordine eden ilgili Merkez birimleri, Bölge Müdürlüklerinin bu malzeme - demirbaş, ekipman - yedek parça ve varlıklara ilişkin satmalına, sarf ve diğer hareketlerini bilgi işlem birimlerince geliştirilen bilgisayar programlan vasıtasıyla takip ve kontrol ederler. Bu takip ve kontroller sonucu tespit edilen sorunlar ve aksaklıkların giderilmesi için Teknik İşler Dairesi Başkanlığı ile gerekli koordinasyonu sağlarlar.

    II. BOLUM ALIM SATIŞ İŞLERİ

    Stoklardan Karşılama

    Madde 5 - 1) Merkezde: Malzeme İş Programına göre yapılan taleplerden stoktan karşılanması uygun görülen ihtiyaçlar için Satınalma ve Stok Kontrol Şube Müdürlüğünce istek yerlerine göre düzenlenen üsteler Atölyeler Şube Müdürlüğüne gönderilir. Depolama Dağıtım Servis Şefliğince stok durumuna göre düzenlenecek Çıkış Fişi ve Duyurma Kağıdı ile ihtiyaçların karşılanması sağlanır.

    Stoklarda mevcudu olmayan Kamu Kurumlarından satınalınacak malzeme için Satınalma ve Stok Kontrol Şube Müdürlüğünce "Satmalına Emri" düzenlenir. Satınalma işlemleri Atölyeler Şube Müdürlüğünce yapılarak stoklara alınır, ilgili işyerlerine gönderilmesi sağlanır.

    2) Bölge/İşletme Müdürlüklerinde: Malzeme İş Programına göre yapılan taleplerden stoktan karşılanması uygun görülen ihtiyaçlar için malzeme çıkış formları düzenlenerek ilgili depolara gönderilir. Ya da bu doğrultuda verilecek talimata dayanarak depolarca düzenlenecek çıkış fişleriyle ihtiyaçların süratle karşılanması sağlanır.

    Malzeme depolan kendilerine gelen malzeme taleplerini bu İzahname hükümlerine göre inceleyerek mevcutları derhal karşılar. Mevcudu olmayanların ise, ilgili işyerlerinin adına ihtiyaç listesi yaparak yetki ümitleri çerçevesinde satınalınması yoluna giderler.

    Ani ve Acil İhtiyaçların Temini

    Madde 6 - Üretim ve hizmetlerin durmasına neden olabilecek veya son derece güçleştirecek ani ve acil durumlarda, programda olmasa dahi gerek parasal tutarları, gerek aciliyetleri nedeniyle ilana çıkılmasına ve ihale yöntemlerinin uygulanmasına imkan olmayan "İhale Komisyonları Görev Kapsamı Dışında Kalan" her çeşit malzeme alımı, yapım, onarım ile taşıma ve hizmet işleriyle ilgili olarak her yıl Yetki Devri Talimatında yetki ümitleri belirlenir. Acil durumlarda yetkili birim yöneticileri, bu ümitlerin % 25' ine kadar olan miktarı Satınalma Memurları eliyle yapılacak alımlarda avans olarak kullanabilirler.

    Malzeme İş Programında Olmayan Malzeme Alımı

    Madde 7 - Esas itibariyle yıllık Malzeme İş Programında yer almayan yada ödeneği tükenmiş malzeme ve yedek parçanın alımı ya da imali yapılmaz. Yıl içinde bu tür zaruri ihtiyaçların doğması halinde karşılanabilmesi için ilgili merkez birimleri tarafından bağlı Genel Müdür Yardımcısının onayıyla, gerekçeleri belirtilmek üzere Teknik İşler Dairesi Başkanlığından talepte bulunulur. Malzeme İş Programının Yönetim Kurulundan geçmiş obuası nedeniyle, Programda yer almayan bu talepler, Yetki Devri Talimatında belirtilen ilgili Daire Başkanlığınca hesaplar arasında ödenek aktarması yapılmak veya ek ödenek temin edilmek suretiyle karşılanabilir.

    Satmalına Yöntemleri ve İlgili Mevzuat Hükümleri

    Madde 8 - Malzeme ihtiyaçlarıyla ilgili her türlü alım - satım - imalat - onarım, malzeme taşıma ve hizmet işleri TMO ihale Yönetmeliğinde belirtilen ihale komisyonları tarafından; her yıl Yetki Devri Talimatıyla belirlenen ihale komisyonlarının yetki limitleri altında kalan konular ise Genel Müdürlük Merkez ve Taşra Teşkilatı (Bölge - İşletme - Şube - Ajans Müdürlüğü) düzeyinde kurulan Alım - Satım Komisyonları tarafından ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülür.

    Satınalmalar, İhale Yönetmeliğinde belirtilen ihale yöntemleriyle ve resmi kanallardan alımlar şeklinde yapılabilir. Yetki Devri Talimatıyla verilen limitler içerisinde kalmak ve gerekçeleri gösterilmek üzere satmalına yöntemine ilgili makamlar karar verir. Satmalına yönteminin tespitinde yaklaşık bedel, teminindeki güçlük derecesi, işin acilliği ve benzeri etkenler değerlendirilir.

    İhale konusu işin miktarına, tutarına, önemine ve uygulanacak ihale yöntemine bağlı olarak; şartname hazırlanması, duyuru, teklif toplama, tekliflerin açılması, değerlendirilmesi, teminat, sözleşme yapılması, gizlilik ve benzeri diğer iş ve işlemlere ilişkin uyulacak kurallar ile uygulanacak ihale yönteminin kendisine ilişkin esaslar TMO İhale Yönetmeliğinde açıklanmıştır. Satınalma ve/veya ihale ile görevli komisyonlar ve onay mercileri, işlemleri anılan Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yürütmekle yükümlüdürler.

    Komisyonlar ve Yetkileri

    Madde 9 - İhale komisyonlarının yetki limiti dışında kalan alım, satım, onarım, malzeme taşıma ve hizmet işlerinde yetkili komisyonlar aşağıda gösterilmiştir.

    Her yıl Yetki Devri Talimatıyla tespit edilen yetki limitlerinin %10'u oranındaki alım, satım, yapım, onarım, malzeme taşıma ve diğer hizmetlere ait harcamalar Satınalma Memuru veya bu işle görevli personel eliyle piyasa araştırması yapılmak ve belgeleri Yetkili Birim Yöneticisince onaylamak suretiyle yapılabilir.

    1) Merkezde; Alım - Satım Komisyonu, işin özelliğine göre ilgili daire başkanlığının ilgili şube müdürü veya yardımcısının başkanlığında, ilgili bir veya iki servis şefi, talep eden birimin ilgili servis şefi, mubayaa memuru veya bu işle görevli personel ve varsa diğer mubayaa sorumlusu veya birim memurlarının en kıdemlisinden oluşur. Bu komisyonda yapılan değerlendirmeler, tutarına göre yetkili yönetici tarafından onaylandıktan sonra kesinleşir.

    2) a - Bölgelerde: Bölge Müdür Yardımcısının başkanlığında Malzeme, Mali İşler ve talep eden birimin ilgili servis şefi ile mubayaa işleriyle ilgili görevli personelden oluşur. Gerektiğinde teknik servis şefi komisyonda görevlendirilir. Bu komisyonca yapılan değerlendirmeler Bölge Müdürünün onayıyla kesinlik kazanır.

    b - İşletme Müdürlüklerinde: İşletme Müdür Yardımcısının başkanlığında, İşletme Müdürünce belirlenecek 2 servis şefi ve mubayaa işleriyle ilgili personelden oluşur. Bu komisyonca yapılan değerlendirmeler işletme müdürünün onayı ile kesinlik kazanır.

    c - Şubelerde: Varsa Şube Müdür Yardımcısının yoksa Muhasebe Servis Şefinin başkanlığında, Teknik İşler, talep edilen malzemeyle ilgili Servis Şefi ve mubayaa işleriyle görevli personelden oluşur. Gerektiğinde diğer servis şefleri komisyonda görevlendirilebilir. Bu komisyonca yapılan değerlendirmeler Şube Müdürünün onayı ile kesinlik kazanır.

    d - Ajanslarda: Muhasebecinin başkanlığında, demirbaş ve malzemeden sorumlu Depo Teknisyeni/Memuru ile Ajans Amirinin uygun göreceği bir personelden oluşur. Bu komisyonca yapılan değerlendirmeler Ajans Amirinin onayı ile kesinlik kazanır.

    Yukarıda belirtilen komisyonlar marifetiyle yapılan işlerde yetkili onay makamının oluruyla belirlenecek firmalardan, işin niteliği, özellikleri, miktarı ve şartlarım belirten şartnameye veya numunesine uygun olarak faks, telefon yada elden teklif toplamak suretiyle yazılı teklif istenilir. İlgili firmalar tarafından verilen yazılı tekliflerin normal ihale teklifleri gibi düzenlenmiş ve 488 sayılı Damga Vergisi Yasasına uygun olarak pul yapıştırılarak iptal edilmiş olması şarttır. Komisyon sadece parasal mukayese yaparak en uygun teklifi tespitle sorumludur. Bu nedenle Komisyonca tartışma konusu durumlar talep sahibi birimin görüşü alınarak sonuçlandırılır. Komisyon değerlendirmelerini bitirdikten sonra bir Heyet Raporu düzenleyerek kararın onayı için yetkili Makama sunar. Heyet Raporunun onaylanmasını takiben sipariş verilir.

    Sipariş İşlemleri

    Madde 10 - Alım - Satım Komisyonlarınca yapılan inceleme ve değerlendirme sonucu satmalına işleminin yapılacağı firma belirlendiğinde gerekli heyet raporu (Komisyonlara girmeyen, 9.maddede sözü edilen, yetki limitinin %10'u oranındaki alımlarda sipariş mektubu) düzenlenerek yetkili makamın onayına sunulur. Onaydan sonra ilgili memurlar firmalara raporu/sipariş mektubunu imzalatıp firmada kalacak kopyasını firmaya verirler. Firma, siparişi kabul ve teyit için sipariş mektubunun bir kopyasını imzalayarak geri verir veya siparişi kabul ettiğini yazıyla teyit eder. İşin özelliğine göre malzeme derhal teslim alınabilir yada ilgili depoya teslim edilmesi istenebilir. Malzeme bedeli, tesellüm sırasında peşin ödenebileceği gibi ilgili birime bilahare ibraz edilecek fatura karşılığında da ödenebilir.

    Firmalara verilecek heyet raporu veya sipariş mektubunda, yada firmalarla yapılacak sözleşmelerde malın cinsi, özellikleri, fiyatı, ambalajı, teslim yeri, zamanı ve diğer hususlar açıkça belirtilir.

    Tesellüm İşlemleri

    Madde 11 - 1) Tesellüm: Herhangi bir malzemenin muayene ve tesellümü için o malzemenin siparişiyle ilgili belgeler, sözleşme sipariş formları, şartname, kroki, mühürlü numune, plan ve resimler tesellümü yapacak birimlere gönderilir. Merkezde Atölyeler Şube Müdürlüğüne, Bölge/İşletme Müdürlüklerinde malzeme depolarına müteahhit veya satıcı firmalarca getirilen her türlü malzeme için üç nüsha Tesellüm Kağıdı doldurularak veya tutanak düzenlenerek bir nüshası malı getiren firmaya verilir. Diğer nüshalardan biri merkezde kabul heyeti oluşturulmasını ve muayene yaptırılmasını sağlamak üzere Satınalma ve Stok Kontrol Şube Müdürlüğü takibinde Teknik İşler Dairesi Başkanlığınca talep sahibi birimlere gönderilir. Bölge/İşletme Müdürlüklerinde ise muayene yapılmak üzere ilgili birime verilir.

    2) Muayene ve kesin kabul: Tesellüm kağıdı ile miktarsal tespiti yapılmış malzemenin muayene işlemleri (muayenenin Ofis dışında yetkili bir mercie yaptırılması halinde, numune alma işlemi) Yetki Devri Talimatında "Heyet oluşturma" maddesinde belirtilen şekilde, talep sahibi birimden en az iki, satınalmayı yapan birimden bir ve sayısal tespiti yapan bir depo sorumlusu olmak üzere en az dört personelden oluşan heyetçe yapılarak sonucu iki nüsha olarak düzenlenen raporla tespit edilir.

    Oluşturulan heyetlerin kararına göre düzenlenen raporla malzemenin reddi veya kabulü, talep sahibi birim yetkilisinin onayı ile gerçekleşir.

    Raporda tereddüt uyandıran hususlar olması halinde keyfiyet üst makama aksettirilir ve alınacak talimata göre işlem yapılır.

    Muayene ve tesellüm satıcıya ait bir yerde yapılırsa ihtilafa düşülmemesi için mühürlemek, kurşunlamak veya damgalamak suretiyle malın kabul edildiğini belirten bir etiket konur.

    Muayene işlemleri, firma yetkilisi katılmadığı takdirde firmanın gıyabında yapılabilir.

    Numune Alınması

    Madde 12 - Muayene edilen mallardan alınan numuneler, malzeme geneline yansıtacak oranda ve biçimde alınır. Laboratuar muayenesi gerekiyorsa en az iki kez olmak üzere yeterli sayıda, muayeneye elverişli numune alınmalıdır. Numuneler satıcının da bulunmasıyla alınarak mühürlenir ve bu durum bir tutanakla tespit edilir. Numune, muayene ve tecrübeyle ilgili hususlar sözleşmede açıklanmışsa sözleşme hükümlerine göre davranılır.

    Uyuşmazlık Durumunda Son Muayene

    Madde 13 - Getirilen malın reddedilmesi durumunda satıcı ikinci bir muayene isteyebilir. Bu durumda satıcının isteğiyle, Ofisin belirleyeceği Üniversite veya resmi laboratuarlarda; veya bilirkişilerce, ilk muayenenin yapıldığı yerde ikinci muayene yapılır .Bunun sonucu kesin olarak tarafları bağlar, ikinci muayeneden doğan ek masrafları haksız taraf öder. Bu hususlar ilgili satmalına sözleşmelerinde yer alır.

    Formların Temini

    Madde 14 - TMO' nde kullanılan formların stok durumları sürekli izlenerek, stok seviyesi asgariye düşen formların ikmali amacıyla, basımı istenilen formların en son basımlarına ait 4'er kupür Yönetimi Geliştirme Şube Müdürlüğüne gönderilerek gerekli baskı şartnameleri istenir. Bu şartnameye göre formların Ofis matbaasında, bunun mümkün olmaması durumunda piyasada bastırılarak stoklara alınması ve ihtiyaç yerlerine şevki sağlanır.

    Sözleşmeli Personele İşyeri Demirbaşı Olarak Verilecek Melbusat ve Esasları

    Madde 15 - 1) 657 Sayılı Kanuna tabi personele yapılacak giyecek yardımları 09/10/1991 tarih, 21016 Sayılı Resmi Gazete' de yayınlanan "Memurlara Yapılacak Giyecek Yardımı Yönetmeliği" esasları; özel güvenlik personeline yapılacak giyecek yardımları ise 28/03/1994 tarih, 21888 saydı Resmi Gazete' de yayınlanan "Bazı Kurum ve Kuruluşların Korunması ve Güvenliklerinin Sağlanması Hakkında Kanun Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik" hükümleri çerçevesinde yürütülür.

    2) Ofis İşlerinin görülmesinde hangi kadrolardaki sözleşmeli personele hangi melbusat ve malzemenin işyeri demirbaşı olarak verileceği, bu malzemenin cinsleri ile bunların kullanma süreleri (Ek:l) no'lu tabloda gösterilmiş olup bu konuda yapılacak işlemler aşağıda belirtilmiştir.

    3) 657 Sayılı Kanuna tabi (I ve III Sayılı Cetvel) ve 657 Sayılı Kanuna tabi sözleşmeli statüde çalışan personele (H Saydı Cetvel) verilecek büro malzemeleri ve süreleri (Ek:2) no'lu tabloda gösterilmiştir. Bunlardan süresinden önce kullanılmaz duruma gelenlerin yenisinin verilebilmesi için tamir kabul etmez durumda olduklarının bir tutanakla belirlenmesi gerekir.

    4) İşyeri demirbaşı olarak verilecek melbusat ve malzemeyi almaya hak kazanabilmek için tabloda gösterilen kadro unvanını taşımakla beraber o görevin de fiilen yapılması gerekir.

    5) Sözleşmeli personele işyeri demirbaşı olarak verilecek giyim eşyası, gerektiğinde beden ölçülerine göre diktirilerek ayni olarak verilir. Hiç bir şekilde nakden ödemede bulunulmaz.

    6) Verilecek takım elbise ve iş elbisesinin renk - malzeme - model ve diğer hususları Genel Müdürlükçe tespit edilir.

    7) Giyim eşyaları, ekli cetvellerdeki kullanma süreleri esas alınarak kışlık kıyafetler Ekim ayında, yazlık kıyafetler Nisan ayında olmak üzere yılda 1 defa verilir. Mevsimle ilgisi olmayan kıyafetler Nisan ayında verilir. Bir yıllık süre 2 yazı veya 2 kışı kapsar. Buna göre 1 yıl yazlık, 1 yıl kışlık olarak verilir,

    8) Tabloda takım elbise olarak yer alan melbusat, verilecek kadronun unvanına göre; Kışlık Takım Elbise: ceket, kravat, kep, pantolon, gömlek, Yazlık Takım Elbise: pantolon ve gömlekten oluşur.

    9)Tabloda yer almayan ancak iş güvenliği ve çalışma şartlan açısından gerekli görülen gaz maskesi - kaynakçı gözlüğü - toz maskesi gibi koruyucu malzeme ilgili birimin talebi ve Genel Müdürlüğün uygun görüşü ile temin edilir. Aynı şekilde, gemi yükleme - boşaltmalarında geçici olarak fiilen çalışan personele işin gereğine göre tespit ve tarif edilmiş işçi tulumu, bot, gocuk ile haşhaş ekimi yapılan işyerlerinde haşhaş ölçüm kontrol çalışmalarında görev yapan personele gömlek, pantolon ve ayakkabı işyeri demirbaşı olarak verilebilir.

    10) Tablonun 5. sırasında belirtilen arazide çalışanlar ibaresi, aynı yıl içerisinde en az toplam 3 ay süre ile fiilen arazide görev yapılmasını ifade eder. Ancak bu süre haşhaş ölçüm kontrol çalışmalarında görev yapan personel için 20 gündür.

    11) Tablonun 7. Sırasında yer alan Ekspere verilecek melbusat arasında bulunan gocuk yalnızca Taşra Şube Müdürlükleri ile Ajans Amirliklerinde çalışan eksperlere verilir.

    12) Göreve ilk başlayanların kıyafetleri yukarıda belirtilen aylar beklenmeden verilir. Ancak giyim eşyasının verildiği tarih ile bu tip eşyanın genel olarak verilmesi gereken tarih arasında kalan süre o eşya için tespit edilen kullanma süresinin 1/4'ünden az ise ilk giyim eşyası verilmesini takip eden genel dağıtımda giyim eşyası verilmez.

    13) Melbusatlar için kabul edilmiş bulunan kullanma süresi dolmadan yenisi verilmez. Ancak, görev başında ve elde olmayan nedenlerden dolayı kullanılmaz hale geldiği bir tutanakla tespit edildiği takdirde, o melbusatın genel veriliş tarihi beklenmeksizin yenisi verilebilir. Bu durumda maddenin (12.) bendi gereğince işlem yapılır.

    14) Tabloda yer alan melbusattan sürekli kullanılacak olanlar ilgiliye zimmet mukabilinde örneği (Ek:3)'de yer alan "Melbusat Teslim Tutanağı" na işlenerek verilir. Sürekli kullanılmayan malzeme ve melbusat sorumlularınca muhafaza edilir ve o işin görüldüğü sırada kullanılmak üzere kullanacaklara verilir.

    Kurum içi işyeri ve görev değişikliklerinde ise aynı görev unvanı ile bir başka işyerine giden personelin sürekli kullandığı melbusat yeni işyerine maledilmek kaydıyla ilgiliye verilir.

    15) Melbusatın amaca uygun talep edilmesi ve kullanılmasından ita amiri sorumludur. Giyim eşyaları verildiği amaca uygun olarak görev esnasında kullanılır. Giyim eşyalarının iyi kullanılması zorunludur. Bu eşyaların tamiri ve bakımı kullanana aittir.

    Kendisine teslim edilmiş giyim eşyalarını satanlar ile kullanmadıkları tespit edilenler halanda disiplin cezası uygulanır. Ayrıca bu eşyaların bedeli kendilerinden tahsil edilir.

    Malzeme Satıştan

    Madde 16 - Hurda duruma gelmiş, tamir kabul etmeyen, kullanım yeri kalmamış, ihtiyaçtan fazla bulunmak veya ihtiyaca uymamak gibi nedenlerle satışına gerek duyulan malzemeler Yetki Devri Talimatına uygun olarak ihale Yönetmeliği hükümlerine göre satılır.

    Satışlarda ihale yönteminin seçilmesi, ihale onay Makamına aittir.

    III. BÖLÜM : DIŞALIMLAR

    Dış Alım Siparişi

    Madde 17 - Yurt dışından satınalınması imali veya onarımı gereken malzeme için gerekli ihale işlemleri Yetki Devri Talimatı ve İhale Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır. Siparişin verildiği firmanın ülkesiyle ülkemiz arasındaki ticaret ve tediye anlaşmaları, ilgili Bakanlıkça yayınlanan Dış Ticaret Rejimi ve bununla ilgili karar, sirküler ve tebliğler, resmi kuruluşlarca yapılacak ithalatta uyulması gereken esaslar, Türk Parasının kıymetinin korunmasıyla ilgili mevzuat gözönünde tutulur.

    Ödeme, Sigorta ve Gümrük İşlemleri

    Madde 18 - İthal bedellerinin transferi için ödeme şekli Mali İşler Dairesi Başkanlığı ile koordineli olarak belirlenir. Ödeme, satıcı firma ile yapılan anlaşmada belirlenen akreditifle ödeme, belge karşılığı ödeme, mal karşılığı ödeme, peşin ödeme, vadeli ödeme, krediyle ödeme şekillerinden birine göre ve ilgili mercilerce uygulanan esaslar dahilinde yapılır. Akreditif, sigorta ve gümrük işlemleri için gerekli bilgiler temin edilerek Mali İşler Dairesi Başkanlığına intikal ettirilir.

    Malzemenin Muayenesi

    Madde 19 - Kesin girişi yapılan malzemenin özelliklerinin istenene uygun olduğunun belirlenmesi için yürürlükteki Gümrük Kanunu ve İthalat Yönetmeliğinde kayıtlı süre içinde gümrükten çekilen mallar, gerektiğinde ilgili birimden elemanların da katılacağı bir heyetçe kontrol edilir ve sonuç bir tutanakla saptanır. Malzeme içerisinde istenene uymayanlar bulunuyorsa mahrecine iade edilmek üzere ilgili gümrüğe teslim edilmek üzere gönderilir. İthal malzemelere ait ihalelerde verilecek siparişlerde ve yapılacak sözleşmelerde bu hususlar dikkate alınır.

    Dış alım yoluyla sağlanan malzeme ve yedek parçanın tesellüm, muayene ve uyuşmazlık durumlarında izlenecek yol, bu İzahnamenin 11, 12, ve 13. maddelerinde detaylı olarak açıklanmıştır.

    Dış Ülkelerde Muayene ve Tesellüm

    Madde 20 - Yabancı ülkelere verilen siparişler, ilgili firmayla vardan anlaşmaya göre muayene ve tesellüm edilir. Muayene ve tesellümü yurda geldikten sonra yapılması güç ve sakıncalı olan malzemelerin kontrolü, malzemelerin imalat yerinde veya yükleme Umanında yapılır. Yurt dışı muayene ve tesellüm işlemi, Ofis yetkili elemanlarınca veya Ofis adına uluslararası gözetmen firma aracılığıyla gerçekleştirilir. Deneme koşuluyla veya işletme garantisiyle yapılan alımlarda deneme ve işletme sonuçlarına göre gerekli kontroller yapılır.

    IV. BÖLÜM : DEPO GİRİŞ ÇIKIŞI - MÜNAKALE - ISKAT - STOK KONTROLÜ

    Depo Giriş ve Çıkışları

    Madde 21 - Malzemenin tesellüm, depolama, muhafaza ve sevk işlemleri teşkilatın Malzeme Servisleri/Depolan tarafından yapılır. Depolar, malzemenin çeşit ve miktarlarına göre yeterli sayıda reyondan (bölümden) oluşur. Bölümlere konulan malzeme; özellik ve sınıflandırma sistemine göre sınıflandırılır. Malzemeler, görevli Reyon Memuru veya bu iş için görevlendirilmiş elemanların sorumluluğunda muhafaza edilir.

    Satınalınan veya teşkilatın başka birimlerinden gönderilen malzemenin girişi Malzeme Giriş Fişi ile yapılır. İhtiyacı karşılamak üzere teşkilat birimlerine gönderilen malzemelerin çıkışı ise Malzeme Çıkış Fişi ile yapılır. Giriş, çıkış, münakale, ıskat ve benzeri malzeme hareketlerinin muhasebeleştirilmesi, Muhasebe İşleri İzahnamesinin ilgili bölümünde açıklanan muhasebe formları düzenlenerek yapılır.

    Ambalajlama ve Güvenlik Önlemleri

    Madde 22 - Gönderilen malzemeler, taşıma sırasında zarar görmemesi için uygun şekilde ambalajlanarak üzerine gerekli açıklamalar yazılır. Sevk sırasında meydana gelebilecek hasar, kayıp ve eksik teslimatlar için malzemelerin nakliye sigortası ilgili birimce yaptırılır. Nakliyeci firmanın özel bir sigortası varsa ve taşınan malzeme bedeline uygun bulunursa, bu husus karşılıklı olarak teyide bağlanır ve bu şekilde nakliye yaptırılır. Depolarda malzemelerin güvenlik içinde depolanması için gerekli koruyucu tedbirlerin ve özellik gösteren malzemelerde yapılacak özel uygulamaların yerine getirilmesi zorunludur.

    Sayımlar ve Buluntu Malzeme

    Madde 23 - Her yıl sonuna kadar işyerlerince depolarda genel sayım yapılarak malzeme miktarları saptanır. Ayrıca gerekli durumlarda, kayıtlarla depodaki malzemelerin uygunluğu kontrol edilir. Depodaki malzemelerin miktar ve özellikleri ile kayıtlardaki bilgilerin uygunluğundan işyerleri sorumludur.

    Herhangi bir hesapta kaydı bulunmayan malzemeler, işyerinde bulunan malzeme artıkları, sökülen tesisattan çıkarılan artıklar ve benzeri malzemelere buluntu malzeme denir. Bu malzemeler işyerinde kayıtlara alınır veya satışları yapılır. Bunlar mümkün olmuyorsa muhafaza edilirler.

    Tazmin İşlemleri

    Madde 24 - Herhangi bir eşya veya demirbaşın hasar görmesi ve kaybı halinde ilgilinin kusuru yoksa kayıttan düşme işlemleri yürütülerek tamamlanır, ilgilinin kusuru varsa hasarın düzeltilmesi veya kaybın yerine konması ile ilgili masraflar o kişiden tahsil edilir.

    Iskat İşlemleri

    Madde 25 - Gerek sabit kıymetlerin, gerek sarfı süreli kontrole tabi eşya veya malzemenin kayıttan düşülmesinde aşağıdaki hususlar gözönünde bulundurulur.

    1) Sabit kıymetler, Vergi Usul Kanunuyla Maliye Bakanlığınca belirlenen amortisman oranlarına göre işlem gördüğünden oranlarda değişildik yapılmadıkça yürürlükteki mevzuata göre işlem yapılır.

    2) Herhangi bir eşyanın ıskatı onun onarılamaz ve işe yaramaz duruma geldiğinin belgelenmesiyle yapılır.

    Her türlü malzeme ve varlığın ıskat işlemleri, Yetki Devri Talimatında gösterilen (organların) makamın onayıyla gerçekleşir. Iskatı istenen malzeme, ilgili işyerindeki onay mercii tarafından belirlenecek elemanlarca incelenerek rapor düzenlenir. Bunun sonucuna göre malzemenin ıskatı veya onarımı yoluna gidilir.

    Teşkilatta bulunan ve ekonomik ömrünü doldurmuş olması nedeniyle ıskatı istenen taşıt araçlarının ıskatı; Merkezde idari İşler Dairesi Başkanlığı, Taşrada Bölge/İşletme Müdürlüklerinin teldin üzerine Teknik İşler Dairesi Başkanlığı tarafından, Karayolları Trafik Kanunu ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak yapılır.

    Iskatı yapılan malzemelerin en iyi şekilde değerlendirilmesi esastır. Malzemenin durumu, kullanım amacına uygun bir fiyatla satılmasına uygun değilse hurda olarak satılır.

    Stok Malzeme Münakalesi

    Madde 26 - Depolardaki ihtiyaç fazlası malzemelere bir başka işyerinde ihtiyaç duyulduğunda, bu yere gönderilerek hesabının aktarılmasına münakale denir. Münakaleler genel olarak Genel Müdürlük talimatıyla yapılır. Bölge ve Şube Müdürlükleri işin gereğine göre bağlı işyerleri arasında münakale yapabilirler.

    Depolar arasındaki münakaleler Malzeme Çıkış Fişi ile yapılır. Malı alan işyeri; gelen malzemenin özellik ve miktarında münakale evrakına göre bir farklılık görürse kaydı belgedeki bilgilere göre tutmakla birlikte usulünce, durumu üç nüshalık bir tutanak düzenleyerek tespit eder. Bir nüshayı alıkoyarak ikinci nüshayı malzemeyi gönderen işyerine yollayarak durumu araştırır. Sonuç çıkmaması halinde üçüncü nüsha Satmalına ve Stok Kontrol Şube Müdürlüğüne intikal ettirilerek Genel Müdürlük talimatı doğrultusunda işlem yapılır.

    Sınıf Değiştirme

    Madde 27 - Depolardaki malzemelerden herhangi birisi sınıflama katoloğunda belirtilen özellikleri taşımaz duruma geldiğinde Tasnif Değiştirme Formu ile gerekli değiştirme yapılır. Değişildik Genel Müdürlük Talimatı doğrultusunda yapılarak kayıtlara intikal ettirilir.

    Çuval Stoklan

    Madde 28 - Gerekli görülen işyerlerinde çuval ihtiyacı için stok bulundurulur. Genel Müdürlük stoklan Merkezin, Bölge stoklan da Bölge Müdürünün izniyle işlem görür.

    TMO dışında Kuruluş ve kişilere yetkili makamca onaylanmak şartıyla ve Genel Müdürlükçe belirlenen miktarlar üzerinden depozito ve yıpranma payı alınmak kaydıyla çuval verilebilir. Çuvalların verildiği ve getirildiği andaki durumları bir tutanakla saptanır. Verildiği andaki özelliklerini kaybeden çuvallar geri alınmaz ve depozitoları gelir kaydedilerek bedeli tahsil edilir.

    Malzeme Stok Kontrolü

    Madde 29 - Malzeme ihtiyaçlarının zamanında ve en ekonomik şekilde karşılanabilmesi için sınırlandırma sistemine göre tüm malzemelerin kaydı tutularak kontrol edilir. Stok kayıtlan için gerekli bilgiler depoların bulunduğu yerlerde işlenerek Merkeze intikal ettirilir. Stoklama yöntemi ve miktarının belirlenmesinde; malzemenin belirli bir süre içindeki kullanılma miktarı, malzemenin sipariş edilmesinden depolanmasına kadar geçecek süre, stokta tutulması gereken asgari ve azami malzeme miktarları gözönüne alınır.

    Sürekli kullanılıp çabuk tükenen, temini uzun zaman alan, piyasada sürekli bulunmayan, bakım ve onarım konularına ihtiyaç duyulan malzemeler stoklanın Genel stoklarda en az ahi aylık, en çok iki yıllık ihtiyacı karşılayacak kadar malzeme bulundurulur. Minimum stok seviyesinin altına düşen malzemenin temini için miktarları tespit edilerek Genel Müdürlüğe bildirilir

    V. BÖLÜM TASNİF VE KODLAMA SİSTEMİ

    Tasnif ve Kodlama Sistemi

    Madde 30 - Teşkilatta kullanılan ve bu İzahnamenin Tanımlar maddesinde tarifi yapılan malzemelerin tasnif kodu belirli bir sisteme göre düzenlenir.

    VI. BÖLÜM YÜRÜRLÜK

    Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat

    Madde 31 - Bu İzahnamenin yürürlüğe girmesiyle 02/01/1991 tarih, 962077 sicil ve 262 yayın nolu Varlıklar ve Malzeme işleri İzahnamesi yürürlükten kalkar.

    Yürürlük

    Madde 32 - Yönetim Kurulunun 12/11/1999 tarih ve 30/287 - 7. sayılı onayı ile kabul edilen bu İzahname 01/01/2000 tarihi itibariyle yürürlüğe girer.

    Mevzuat Kanunlar